Zoals eerder besproken is het van belang om je interne datavoorziening en je stamdata op order te hebben om vervolgens te standaardiseren. Maar wat is nou eigenlijk stamdata en wat is het belang hierv
Stamdata is niet geheel onbelangrijk voor het creëren van een interne datavoorziening. Stamdata kan worden aangeduid als belangrijke gegevens waarvoor een eenduidige interpretatie noodzakelijk is. Het beschrijft namelijk een universele informatiebron waar alle intern bedrijfsprocessen gebruik van kunnen maken. Hierdoor worden alle bedrijfsprocessen op de juiste manier geïnterpreteerd, waardoor ze soepeler verlopen.
Met een EDI-order via het SCSN-netwerk is het enorm belangrijk om artikelstamgegevens goed af te stemmen tussen klant en leverancier. Dit om te voorkomen dat het verkeerde materiaal wordt afgeleverd. Het belangrijkste is dat er een database bestaat bij de klant met daarin de artikelstamgegevens.
Voorbeelden van stamdata zijn:
Deze stamgegevens hebben bijvoorbeeld afstemming van:
- Eenheid (artikel in m, kg of stuks)
- Kwaliteit
- Afmetingen
- Bewerking
- Artikelnummers
Het is ontzettend belangrijk dat bijvoorbeeld zulke gegevens intern zijn afgestemd met alle mogelijke betrokken afdelingen. Om de waarde hiervan aan te tonen hebben we een aantal negatieve gevolgen bij gebrek aan stamdata op een rijtje gezet:
· Een onvolledige stuklijst kan leiden tot materiaal-afroep waardoor zelf de gehele productie kan komen stil te liggen
· niet gesynchroniseerde artikelnummer waardoor goederen niet kunnen worden in- of uitgeslagen en tijdige klantbeleving in gevaar komt
Eenmaal je interne stamdata op order kun je uitbreiden om je stamdata te synchroniseren met klant en/of leverancier. Met een EDI-order via het SCSN-netwerk is het enorm belangrijk om artikelstamgegevens goed af te stemmen tussen klant en leverancier. Dit om te voorkomen dat het verkeerde materiaal wordt afgeleverd. Het belangrijkste is dat er een database bestaat bij de klant met daarin de artikelstamgegevens. Dit kan voorkomen dat 1 stuk van 6 meter HL besteld wordt en 6 stuks van 1 meter worden geleverd. Afstemming tussen stamdata is effectiever en efficiënter voor het samenwerken.
Het maken van een matchend artikelbestand tussen klant en leverancier draagt bij aan de efficiëntie van de digitale (EDI) verbinding die je wenst te maken.
De volgende zaken kan een klant idealiter overleggen aan de betreffende leverancier waar de klant een verbinding mee wil leggen:
Een overzicht van bestelde artikelen
Dat kan zijn bij bepaalde leverancier- of;
Een totaaloverzicht van alle bestelde artikelen
Dit overzicht dient de volgende gegevens in ieder geval te bevatten:
Kwaliteit van het artikel
Afmeting van het artikel
Vorm van het artikel
Eenheid van het artikel
Een artikelcodering per artikel
Dat kan gebaseerd zijn op de artikelnummering van een leverancier
Let op! Artikelen die niet gekoppeld staan met een leverancierscode kunnen niet foutloos via SCSN verwerkt worden.
De artikelkoppeling wordt (in de meeste gevallen) geladen bij de klant.
Om te voorkomen dat 1 stuk van 6 meter HL besteld wordt en 6 stuks van 1 meter worden geleverd, is het belangrijk dat klant en leverancier met elkaar afstemmen wat de eenheid is per artikel. En dat dezelfde basis wordt gehanteerd.
Bijvoorbeeld veel buizen en profielen zijn leverbaar in verschillende lengtematen (HL = 6, HL = 12).
Mocht de klant behoefte hebben aan verschillende handelslengtes van hetzelfde materiaal, dan is het noodzakelijk hiervoor per handelslengte een uniek artikelnummer aan te maken. Dit voorkomt een foutieve interpretatie van de digitale order door de leverancier.
Een artikelkoppeling tussen de artikelnummers van klant en leverancier is hierbij cruciaal, waarbij de specificatie van het klant-artikelnummer exact gelijk dient te zijn aan die van het leverancier-artikelnummer.
Ook voor het uitleveren van de juiste kwaliteit materiaal o.b.v. de digitale order is het cruciaal om dit tussen klant en leverancier af te stemmen.
Bijvoorbeeld ‘Staalplaat 3000x1500x1’ is niet specifiek genoeg, hierbij ontbreekt de benodigde kwaliteit (S235JR? S355MC? Anders?).
Ook qua afmetingen dient er specificatie plaats te vinden van het te bestellen materiaal. Aangezien er in artikelbestanden van diverse leveranciers een bepaalde wel afmeting of niet beschikbaar is, is het belangrijk om de afmeting van het materiaal op te nemen in het artikelbestand wat aangeleverd wordt.
Diameters moeten overeen komen
Unieke artikelnummers per handelslengte
Bewerkingen worden meegegeven als bewerkingsinstructie vanuit de klant naar de leverancier. U kunt hierbij denken aan zaag instructies, hoeken van zagen, etc.
Stamdata, of brondata, is een veel gehoord begrip wanneer je aan de slag gaat met het gestructureerd uitwisselen van data. Maar waarom eigenlijk? Wat is het en waarom heb je het nodig? En hoe kan je het netjes vormgeven zodat je stamdata een tot een mooie boom groeit en geen rommelige struik wordt? In dit hoofdstuk komen die vragen aan bod, en zijn er enkele tips over het omgaan met stamdata.